Es una herramienta insustituible, que gana posiciones y se expande más allá del exclusivo segmento de las oficinas corporativas El Facility Management es una metodología moderna al servicio de un mercado más dinámico, que gana nuevos adeptos día tras día.
Esta herramienta es versátil porque abarca una temática amplia: alquileres, administración, mantenimiento, la operación (seguridad y limpieza, entre otros), la gestión del equipamiento corporativo, el space planning (distribución de los espacios) y hasta las mudanzas, que de alguna manera deben ser organizados con eficiencia para coordinar e integrar el lugar de trabajo en armonía.
Los edificios corporativos aplican el Facility ya que los activos inmobiliarios importantes exigen que se les asegure la prestación de servicios de calidad y se atiendan las exigencias actuales necesarias en el ámbito laboral.
Para Horacio Sackmann Sala, facility manager de Price Waterhouse Coopers y presidente de la Sociedad Latinoamericana de Facility Management (SLFM), en la Argentina "esta metodología se amplió en gran medida a partir de la crisis de los últimos años".
Entonces, las compañías con un portfolio inmobiliario importante (más de 10.000 m2) desarrollaron su propio departamento de Facility o tercerizaron la función con reconocidas empresas. Carlos Bosio Maturana, que junto con Gustavo Llambías tiene a cargo la carrera Programa Ejecutivo de Facility Management del Centro de Educación Empresaria de la Universidad de San Andrés, explica que el concepto comenzó a implementarse en la década del 90, cuando las grandes empresas (en muchos casos corporaciones con sede en Europa o Estados Unidos) adoptaron este servicio. "En los últimos años se incorporaron empresas de menor tamaño, pero con idéntica problemática de gerenciamiento de activos. La crisis 2000/2002 impulsó a muchas compañías a racionalizar la utilización de inmuebles y equipamiento, que se logró por medio del space planning."
Ante las exigencias de un sector muy variable, esto libera del problema a los cuadros directivos de las corporaciones para que dediquen toda su atención al rubro del negocio, y deleguen a las empresas prestadoras la realización del servicio. "En muchos casos también posibilita un significativo apalancamiento financiero a partir de la optimización del uso de inmuebles que quizá fueron hasta ese momento una carga financiera para esas mismas empresas", amplía Bosio Maturana.
Lucio Neumann, del estudio Arquitectura Corporativa Neumann + Kohn, traza un cuadro de situación de esta metodología: "Desde el punto de vista presupuestario es vital en el resultado del negocio. Pero el análisis y la optimización de costos está lejos de agotar este tema, ya que el diseño, administración, áreas de producción y localización de las oficinas están ligados con factores importantes como la salud física y psicológica del personal (principal activo de una empresa), el flujo eficiente de la información y la forma en que la empresa se muestra a proveedores y clientes.
Tras intervenir en la arquitectura de la relocalización de Price Waterhouse Coopers, el estudio tiene en proceso varios trabajos, como I Plan Networks (encargó la ampliación de 2500 m2 de sus oficinas), Patagonia Technologies, Huesca Distribuidora de Publicaciones y Formicolor.
El proceso en detalle
Sackmann Sala explica cómo fue el proceso de facility management para la renovación de la empresa en la que trabaja. "Hasta el último año ocupaba solamente en la Capital 13.000 m2 distribuidos en tres inmuebles. Contar con información de gestión y operación centralizada nos permitió evaluar en sólo un mes la conveniencia de una mudanza corporativa a un solo inmueble y tras evaluarse varias posibilidades se tomaron 9200 m2 en 5 pisos de la torre Bouchard Plaza con una inversión que se amortiza en 4 años. El hecho de estar todos en un solo edificio, con plantas de 2850 y 1650 m2, permite un ahorro operativo anual del 16 por ciento. La ventaja de conocer muy bien las necesidades funcionales de todas las áreas permitió en un mes definir el layout de las oficinas y crear una relación perfecta con el estudio de arquitectura a cargo de la obra, lo cual permitió obtener en sólo tres meses buenos resultados".
Minimizar costos
Se puede afirmar que un facility manager exitoso es aquel que logra conservar la inversión edilicia a lo largo del tiempo minimizando los costos operativos para mantener un efectivo control de los proveedores, entre otros. "La estrategia del futuro -argumenta Sackmann Sala-, será permitirles e incluso incentivar a los individuos a trabajar donde puedan hacerlo mejor y el facility manager deberá proveer los medios para hacer esta nueva realidad productiva y efectiva."
Otra perspectiva es la que indica Neumann: "La clave para que un proyecto culmine exitosamente requiere una gran investigación preliminar y exhaustiva. La principal característica de la empresa contemporánea es el cambio permanente, que se traduce en los proyectos de arquitectura corporativa. Y que a su vez condiciona la elección del mobiliario, que debe integrarse armoniosamente a los distintos espacios".
Alejandro Gawianski, director de La Europea, comenta que los aspectos más requeridos son los vinculados con los ergonómicos en el equipamiento, la optimización del espacio por m2 de empleado y la representatividad de la imagen corporativa en productos como alfombras y mobiliario.
De acuerdo con los valores de colocación, varían mucho si se habla de piso técnico, alfombras en rollo o baldosas, cielos rasos y el tipo de mobiliario. Según Gawianski, oscilan entre los 200 pesos hasta 600 por m2, diferenciándose también en la tipologías de las oficinas, desde las A hasta las C.
José Luis Cieri
Asesoramiento, otra perspectiva del sector
Existen empresas especializadas que aconsejan sobre el tema, como Absis Consulting, dedicada al asesoramiento, relocalización e implementación de herramientas informáticas. Julián Albinati, general manager de la compañía, comenta que implementaron en la región "el sistema Archibus/FM, donde orientamos a nuestros clientes en el gerenciamiento de la infraestructura y las instalaciones de las organizaciones. Se trabaja en varios aspectos, en los financieros, técnicos y organizativos. Esta tarea la realizan nuestros consultores especializados".
Innovaciones tecnológicas
Indudablemente, en el sector aparecieron algunas innovaciones y muebles que contribuyen a la optimización de los espacios.
Algunas de las novedades tienen que ver con lo tecnológico, como el sistema de telefonía IP, que permite al usuario trasladarse con su línea telefónica de red a cualquier lugar donde pueda conectar su laptop a Internet.
"En el ámbito laboral se impone el aire acondicionado por volumen refrigerante variable, que elimina la necesidad de grandes conductos y se destaca por su economía energética", explica Lucio Neumann.
Alejandro Gawianski dice que además de innovar en alfombras que favorezcan el diseño flexible de las oficinas, La Europea creó "un sistema de archivos deslizantes con software de gestión que permite mejorar la seguridad informática y el manejo de la documentación".
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